Создание системы начисления заработной платы - важный шаг для открытия бизнеса. Выбор правильной системы оптимизирует начисление заработной платы, поможет вам выполнить юридические требования по удержанию и удержанию налогов и защитит вас от штрафов и пени за неточную отчетность налоговой службы, государственных и местных органов власти. Вы можете вести расчет заработной платы вручную, нанять службу расчета заработной платы или использовать электронные таблицы. Программное обеспечение и услуги по расчету заработной платы упрощают администрирование и повышают точность, но вы должны выбрать систему, которая лучше всего соответствует вашей отрасли, бюджету и количеству сотрудников.
Зарегистрируйте свой бизнес
Прежде чем нанимать сотрудников, получите идентификационный номер работодателя или EIN. В вашем штате и городе также может потребоваться регистрация работодателя. Изучите свои обязательства по отчетности, чтобы вы могли создавать категории в своей системе расчета заработной платы, чтобы упростить отчетность перед властями и уплату налогов на заработную плату. Вы можете получить информацию о ваших федеральных обязанностях в Руководстве по налогам для работодателей, опубликованном IRS. Посетите или свяжитесь с государственными агентствами, в которых вы нанимаете работников, чтобы получить инструкции по налогообложению и отчетности и узнать, нужно ли вам вычитать городские налоги.
Документирование сотрудников и рабочих служб
Подтвердите, что сотрудники имеют законное право работать в Соединенных Штатах, скопировав удостоверения личности и подтвердив статус сотрудника. Определите размер оплаты труда, комиссионные и оклады, а также то, как часто вы будете платить своим сотрудникам - еженедельно, каждые две недели или ежемесячно. Компенсация и деловые вычеты включают питание, униформу, планы медицинского страхования, пенсионные планы, государственные и федеральные налоги, а иногда и городские налоги. Включите категории в свои ведомости заработной платы для каждого из этих вычетов и отдельные списки для заработной платы, комиссионных, почасовой оплаты и сверхурочных. Документацию по этим вычетам необходимо отправить в налоговые органы.
Выберите систему расчета заработной платы
Ведите записи вручную или отформатируйте компьютерную таблицу, чтобы упростить вычисления. . Рассмотрите возможность аутсорсинга расчета заработной платы, если ваш бизнес достаточно велик, чтобы это оправдать. Услуги по расчету заработной платы предлагают множество преимуществ для ведения учета и отчетности для предприятий, а программное обеспечение дает аналогичные преимущества. Независимо от вашей системы, кто-то должен вводить цифры, регистрировать отчеты, подписывать чеки и сообщать о отработанных часах, а также вносить изменения в систему каждый платежный период - добавлять новых сотрудников и изменять ставки удержания и оплаты. Службы расчета заработной платы выдают чеки, которые уполномоченное лицо проверяет и подписывает, но вы можете предпочесть распечатать чеки самостоятельно и захотите воспользоваться услугой, предлагающей такую возможность. К популярным программам, которые управляют расчетом заработной платы внутри компании, относятся Intuit Payroll, QuickBooks, Payroll Mate, Center Point и ezPaycheck.
Задайте вопросы перед выбором системы
Система эффективно работает только для первой платежной ведомости. Изменения в удержании налогов, требованиях к отчетности и статусе сотрудников требуют постоянной корректировки. Разработка эффективного способа добавления новых сотрудников, изменения удержания и корректировки удержаний имеет важное значение для точного расчета заработной платы. Узнайте, предлагает ли поставщик заработной платы онлайн-обновления, адекватные меры безопасности и фиксированные годовые сборы независимо от изменений в заработной плате. Если ваш бизнес регулируется государственными постановлениями, определите, соответствует ли каждый поставщик требованиям безопасности. Узнайте, возмещает ли служба расчета заработной платы вам причиненные ею ошибки или штрафы за просрочку платежа. Некоторые компании по начислению заработной платы подают отчеты за определенную плату. Убедитесь, что вы можете получать отчеты в совместимых файлах. Если вы ведете расчет заработной платы внутри компании, выберите систему, основанную на совместимости, простоте использования и онлайн-функциональности. После заполнения отчетов отправляйте платежи и отчеты в страховые компании, планы медицинского страхования, государственные учреждения и пенсионные планы. Выделите достаточно времени для просмотра отчетов и выдачи чеков после получения информации от поставщиков заработной платы.
