Использование мобильного телефона является требованием для многих видов работы. Некоторые небольшие компании предоставляют сотрудникам мобильные телефоны и разрешают ограниченное количество личного использования, в то время как другие предпочитают возмещать сотрудникам расходы на их деловые звонки и часть или всю их ежемесячную плату за контракт. В сентябре 2011 года Налоговая служба выпустила инструкции по налогообложению для политики возмещения расходов на сотовые телефоны, которым должны следовать предприятия любого размера, чтобы соответствовать закону.
Возмещение звонков
Политика компании по возмещению расходов на сотовые телефоны может работать по-разному. Один из вариантов - компания возмещает только стоимость фактических деловых звонков. В соответствии с этим типом политики возмещения расходов сотрудник ежемесячно отправляет копию своей учетной записи мобильного телефона, выделяя звонки, сделанные в деловых целях, и записывая получателя звонка и его причину. Компания возмещает работнику чеком или добавлением суммы возмещения к его компенсации за следующий период. Эта форма возмещения не облагается налогом для сотрудника и не покрывает расходы на содержание мобильного телефона.
Ежемесячное покрытие контрактов
Если сотрудник использует мобильный телефон в существенных «некомпенсирующих» деловых целях, например, чтобы компания могла связаться с ним в любое время, работодатель может возместить полную стоимость ежемесячного контракта на мобильную связь, а также стоимость звонки. В качестве альтернативы, если у сотрудника тарифный план для мобильных телефонов, который включает стоимость звонков, и эти звонки совершаются в основном для деловых целей, может быть возмещена полная стоимость плана. При условии, что возмещаемая сумма не превышает стоимость всего счета мобильного телефона, возмещение не облагается налогом. Эта политика также требует подачи ежемесячных отчетов по мобильному телефону для целей бухгалтерского учета.
Необычное возмещение
Компании никогда не должны возмещать полную сумму ежемесячного счета мобильного телефона без записи ежемесячных отчетов, поскольку это может рассматриваться как необычное возмещение или дополнительная налогооблагаемая льгота. Компании с политикой, предусматривающей полное возмещение расходов, должны четко определить, понесена ли основная часть расходов на сотовые телефоны для бизнеса, чтобы определить, составляет ли возмещение дополнительной заработной платы или дохода. Если возмещение составляет более 100 долларов в месяц, IRS рекомендует внимательно изучить, является ли это дополнительным доходом, и если да, то подлежит ли он налогообложению в соответствии с политикой дополнительных льгот De Minimis, которая включает в себя минимальную выгоду, предоставляемую время от времени сотрудникам, обычно в виде компенсации.
Замена заработной платы
IRS осуждает политику компании по возмещению расходов на сотовые телефоны, которая используется как метод обеспечения сотрудника дополнительного дохода, а также политику, которая предлагает возмещение вместо части заработной платы. Этот тип политики снижает налог, подлежащий уплате с более низкой заработной платы, и даже если работник представляет ежемесячный отчет с подробной информацией, возмещение подлежит налогообложению. В случае всех политик возмещения расходов на сотовые телефоны компания должна получать от сотрудника подробную копию ежемесячного счета за сотовый телефон, чтобы вести финансовый отчет о причине возмещения.
