Проведение бизнес-конференции - отличный способ объединить людей в компании или отрасли, поделиться идеями и узнать о новых тенденциях и возможностях. Это возможность поделиться лучшими практиками, выстраивая отношения между единомышленниками. Организация конференции - сложное мероприятие, на планирование которого могут потребоваться месяцы, чтобы обеспечить успех мероприятия.
Выберите тему
Выбор темы - важный процесс, и его нельзя предпринимать без предусмотрительности. Лучшие конференции - это те, которые охватывают своевременную концепцию или идею, которая найдет отклик у ваших участников. Конференция под названием «Использование социальных сетей для улучшения вашего бизнеса», вероятно, заинтригует больше людей, чем конференция под названием «Улучшение вашего бизнеса». Точно так же внутренняя конференция по продажам под названием «Как гарантировать получение бонуса в этом году» вызовет больший резонанс, чем конференция под названием «Ежегодная конференция по продажам».
Определить бюджет
Планирование не может происходить до тех пор, пока не будет определен бюджет. Если мероприятие проводится ежегодно, вы можете использовать фактические затраты на предыдущие конференции в качестве отправной точки. Помните, что некоторые расходы, такие как аренда комнаты, плата за выступление и аудио / видео оборудование, являются фиксированными, в то время как расходы на проезд, проживание и питание зависят от количества участников.
Выберите динамики
Самая важная часть любой бизнес-конференции - это правильный выбор спикеров. Выбирайте ораторов, которые лучше всего говорят об идеалах темы и делают это динамично. Если возможно, запланируйте посещение мероприятия, в котором они участвуют. Если это невозможно, посмотрите, можете ли вы просмотреть их видео в Интернете. Если конференция является внутренним мероприятием, выберите динамичных личностей для основных выступлений или в качестве ведущего. Если один из обязательных участников, например, главный исполнительный директор или финансовый директор компании, не является интересным или динамичным докладчиком, подумайте о том, чтобы он представил свою информацию в формате «ток-шоу», когда другой человек задает им вопросы.
Выберите место
Выбор правильного места для вашей конференции также важен. Чтобы начать поиск, определите, сколько человек вы ожидаете посетить. Помня это число, подумайте, какую атмосферу вы ищете. Это официальная конференция или обычное отступление? Вы хотите остаться в городе или отправиться за город на что-нибудь более расслабленное? Оттуда подумайте, понадобятся ли участникам проживание в отеле или транспорт до места проведения, и будет ли запланировано общественное мероприятие.
Аудио / Видео Производство
Ничто не может испортить бизнес-конференцию быстрее, чем плохая звуковая система или неисправный видеопроектор. В зависимости от размера вашего мероприятия вам могут потребоваться услуги продюсерской компании. Эти профессионалы могут помочь обеспечить успех мероприятия, но существенно увеличат стоимость. Получите три предложения и лично встретитесь с представителем компании. «Предпочтительные поставщики» в отеле или конференц-зале обычно намного дороже, чем сторонняя компания. Если они не являются эксклюзивным поставщиком, получите другие предложения.
Еда и напитки
В зависимости от продолжительности конференции вам, вероятно, потребуется обеспечить участников едой и напитками. Выбор меню в первую очередь определяется бюджетом. Обратите внимание на стоимость таких предметов, как кофе, прохладительные напитки и закуски. Многие отели и конференц-центры предлагают относительно недорогое питание, но берут до 7 долларов за чашку кофе.
Воспользуйтесь справкой
Назначьте волонтеров или персонал на определенные ключевые роли. Один человек должен отвечать за выступающих, чтобы он знал, чего от них ждут, что для них подготовлены места для путешествий, что их материалы загружены на правильный ноутбук или другое оборудование, и что микрофоны и другое оборудование настроены для их использования. Назначьте кого-то на роль управления прибытием посетителей, а другому человеку назначат работу с персоналом места проведения, поставщиками общественного питания и производственной поддержкой.
