Отчеты о показателях - измерениях, используемых для оценки некоторых аспектов деятельности компании - бесполезны, если менеджеры не могут превратить данные в результаты. Ключевые показатели эффективности или KPI придают значение метрикам, гарантируя, что данные соответствуют стратегическим целям и задачам организации. Отчеты должны быть актуальными и понятными для менеджеров, и они должны побуждать к действию, когда показатели выходят за пределы нормального диапазона.
Легко усваиваемая информация
Отчеты должны быть в формате, который сводит сложность данных о производительности организации к небольшому количеству понятных показателей. Отчеты должны быть в удобном для чтения формате, позволяющем менеджерам или руководителям с первого взгляда знать, соответствуют ли операции намеченным планам. Ключевые показатели эффективности, которые не достигают своих целей, могут быть отмечены красным или другим привлекательным цветом. Например, если текучесть кадров вызывает беспокойство в отделе, а количество сотрудников, уволившихся из компании, увеличилось на 40 процентов за один месяц, обязательно отметьте это увеличение в данных.
Данные, актуальные для аудитории
Метрики должны быть адаптированы к вашей аудитории. Менеджеры не хотят, чтобы их беспокоила информация, не имеющая отношения к их отделу, временным рамкам или приоритетам. Например, финансовый менеджер не будет заинтересован в увеличении количества обращений в службу поддержки информационных технологий или ИТ. Хотя это увеличение может повлиять на финансовые соображения, звонки в службу поддержки ИТ находятся в ведении главного информационного директора и ИТ-менеджеров. Включите только ту информацию, которая имеет отношение к руководителю или руководителю отдела.
Действенные показатели
Действующий показатель заставляет кого-то действовать. Все отчеты должны стремиться предоставлять информацию, позволяющую лицам, принимающим решения, принимать обоснованные решения о любых изменениях, которые должны произойти. Показатели и ключевые показатели эффективности, указанные в отчете, должны указывать на то, что является наиболее важным для производительности компании в данный момент. Например, в середине обновления программного обеспечения количество неудачных обновлений версии является действенным показателем, который может привести к тому, что менеджер проекта вернется к предыдущей версии или предпримет другие шаги, просто основываясь на отчетных данных.
Отраслевые стандарты
Создавать полезный отчет не обязательно с нуля. Отраслевых стандартов предостаточно. Обратитесь к базам знаний и отраслевым блогам, чтобы найти передовой опыт, относящийся к вашей отрасли. Примерные отчеты, подобные этим, позволят вам воспользоваться опытом ваших коллег. Например, при составлении отчетов для руководителя отдела маркетинга, когда возможности социальных сетей и рекламы быстро меняются, отраслевые публикации предоставляют самую свежую информацию.
