Компании используют служебные записки для распространения информации нескольким людям. Такие памятки подробно описывают новости о политике, событиях или инициативах, например, и доставляют информацию всем соответствующим менеджерам одновременно. Создание эффективной служебной записки предполагает понимание вашей аудитории и понимание того, что менеджеры получают много корреспонденции в течение дня. Напишите заметку, чтобы она была ясной и краткой, с интересной темой, чтобы привлечь внимание.
1
Отправляйте памятку только тем менеджерам, которым требуется информация. Рассылка служебных записок всем руководителям организации каждый раз, когда она написана, может снизить вероятность прочтения служебной записки. Будучи избирательными, менеджеры будут знать, что если они получили его, содержание, вероятно, важно.
2
Напишите сильную тему или строку Re :, чтобы привлечь внимание читателя. Вместо того, чтобы что-то обычное, например, «Обновите программу льгот для здоровья», вы могли бы написать: «В программу здравоохранения добавлены захватывающие новые льготы!»
3
Обобщите цель статьи в первом предложении. Менеджеры будут использовать это как руководство, чтобы определить, следует ли им продолжать чтение. Обычное начало служебной записки может заставить занятого менеджера прийти к выводу, что информация не стоит его времени, поэтому включите достаточно деталей в первую строку, чтобы убедить менеджеров, что памятка достойна.
4
Записка должна быть краткой и лаконичной. Используйте комбинацию абзацев и маркированных списков для быстрого чтения. В то же время включите достаточно содержания, чтобы четко объяснить информацию. Многие люди привыкли к коротким сообщениям в социальных сетях, чтобы донести свою точку зрения; понять разницу между запиской, адресованной менеджерам, и, например, обновлением Twitter. Записка должна содержать удовлетворительное изложение проблемы.
5
Уточните дальнейшие шаги или обязанности читателей. Четко укажите, нужно ли им собрать определенную информацию, посетить семинар, обучить своих подчиненных этому вопросу или что-то еще, что требует дополнительных действий. Включите конкретный крайний срок для действий, если он есть.
6
Укажите контактное имя и информацию, если у кого-либо из менеджеров возникнут вопросы относительно содержания памятки.
