Отправка делового письма по электронной почте вместо обычной почты меняет некоторые вещи, но не все. Во-первых, вы можете отказаться от привычки указывать контактную информацию получателя в самом письме. Тот факт, что вы отправляете письмо непосредственно конкретному получателю с помощью личного адреса электронной почты, делает эту информацию излишней. Но все же электронное письмо, хотя в некоторых отношениях менее формальное, чем бумажное деловое письмо, всегда должно соответствовать профессиональным стандартам, которые выше обычного электронного письма, отправленного семье или друзьям.
1
Найдите подходящее контактное имя. Используйте фамилию человека в приветствии, потому что использование имени может показаться слишком случайным. Фамилии должны предшествовать г-н или г-жа - никогда не мисс, что предполагает семейное положение женщины и может вызвать оскорбление. Если вы пишете кому-то, имеющему докторскую или медицинскую степень, перед его фамилией укажите «Доктор». Примером приветствия может быть «Дорогая мисс Такая-то».
2
Придайте красоту своей индивидуальности. Первые впечатления имеют такое же значение в виртуальном мире, как и в реальном. Первое, что люди замечают в адресованном им электронном письме, - это псевдоним электронной почты отправителя. «StudMuffin99» может нарисовать вас как жизнь компании, но это не профессионально. Обращайтесь к получателям с более подходящим для бизнеса псевдонимом, который часто включает имя и фамилию.
3
Уделите особое внимание теме письма. Будьте ясны, кратки и конкретны. Расплывчатые темы не придают смысла вашему электронному письму, что делает его более вероятным объектом для удаления. Пустые строки темы для большинства неприемлемы, так как производят впечатление небрежности, лени и непрофессионализма.
