Деловое общение в организации проявляется во многих формах. Компании общаются с клиентами через веб-сайты, отчеты или периодические издания. Внутренние коммуникации включают телефоны, голосовую почту, информационные бюллетени компании и внутреннюю систему электронной почты, и это лишь некоторые из них. Во всех случаях, независимо от того, является ли деловое общение внутренним или внешним по отношению к компании, три основных элемента успеха - это ясность, структура и знание своей аудитории.
Ясность
Четкое письмо или общение - это, пожалуй, самый важный элемент общения. Эффективные деловые коммуникации переходят прямо к делу, говорят именно то, что имеется в виду, без вставки двусмысленных слов и передаются в самых простых возможных терминах. Использование общепринятого жаргона вместо отраслевых сокращений, известных лишь немногим, делает общение более доступным для слушателя или читателя и его легко понять.
Состав
Как и хорошее повествование, деловое общение требует начала, середины и конца. Читателю или слушателю легко следовать этой логической структуре, поскольку ее научили понимать большинство людей. Используйте эту структуру для любых средств коммуникации, отчетов, электронных или голосовых сообщений; также используйте его во время собраний компании. Будьте лаконичны и избегайте излишней многословности, и ваше сообщение должно быть понятным.
Аудитория
Поймите свою аудиторию. Когда вы общаетесь с клиентом, выбирайте язык, который он поймет, а не терминологию, которую он не знает. Та же концепция применяется при разговоре с коллегами или другими членами внутренней команды. Сокращения могут сэкономить место, но большинство людей не поймут, что они означают; в результате письменные сообщения выглядят как алфавитный суп. Обращайтесь к вашей теме к вашей аудитории - не заставляйте вашу аудиторию соответствовать теме.
Последовательность
Будьте последовательны в своих коммуникациях; не занимайте противоположных позиций, это только сбивает с толку слушателя или читателя. Выберите сторону проблемы, которую вы собираетесь поддерживать, и придерживайтесь ее. Использование единообразного голоса и стиля помогает аудитории понять сообщение и укрепить доверие к вашей компании или продукту. Люди вряд ли будут доверять информации, содержащейся в непоследовательном или противоречивом сообщении.
Середина
Используйте правильную среду для обращения к своей аудитории. Если сообщение требует личного письма или электронной почты, используйте этот носитель для сообщения. Однако, если для этого требуется голосовая связь или личное общение, электронная почта - неправильный выбор. Средство, используемое для делового общения, придает сообщению достоверность, поэтому придерживайтесь того средства, которое поддерживает сообщение.
