Заказы на выполнение работ и счета-фактуры используются, когда компания или подрядчик оказывает услуги клиентам и выставляет им счета за эти услуги. Заказ на работу иногда называют заказом на покупку, который также используется, когда клиент хочет купить продукты, а не услуги. Счет-фактура создается независимо от того, покупаются ли товары или оказываются услуги.
Заказ на работу
Заказ на работу обычно представляет собой письменный запрос, который заказчик делает на определенные товары или услуги. Детали, которые необходимо включить в форму, включают номер рабочего задания, адрес получателя и доставки счета клиента, имя клиента, дату запроса, ожидаемую дату доставки, условия оплаты, способ доставки, описание должности, цену за единицу, промежуточную сумму, применимые налоги, итого стоимость и заверенная подпись. Заказ может также включать количество и номер детали или позиции.
Выставленный счет
Счет-фактура - это счет, который вы отправляете клиенту с просьбой об оплате проданных товаров или оказанных услуг. Хотя вы можете называть счет-фактуру счетом-фактурой, лицо, совершающее покупку, может называть его счетом-фактурой покупки. Подробная информация включает дату и номер счета-фактуры, ваш налоговый или регистрационный идентификатор, имя и адрес покупателя, номер соответствующего заказа на работу или покупку, стоимость единицы и общую цену. Также включите разбивку налогов, скидок, внесенного депозита, условий оплаты, срока платежа и применимых штрафов или сборов за просрочку платежа.
Процесс
Некоторые компании требуют, чтобы покупатель отправил заказ на работу по факсу или электронной почте, в то время как другие разрешают им отправлять запрос по телефону. В последнем случае вы можете принять заказ по телефону по желанию клиента. Как только заказ будет подготовлен, отправьте покупателю копию с запросом подтверждения. Счет-фактура всегда готовится продавцом. Когда заказ на работу изменяется, оригинал должен быть обновлен, а в счете-фактуре должны быть отражены соответствующие изменения. Заказ на работу и соответствующий счет-фактура должны быть поданы под учетной записью клиента.
Соображения
Если ваш бизнес небольшой, вы можете использовать офисное программное обеспечение для подготовки заказов на работу и счетов-фактур. Если у вас много клиентов, подумайте об инвестировании в программное обеспечение для управления заказами и выставления счетов. Это позволяет вводить, отслеживать и управлять заказами, а также выставлять счета клиентам в электронном виде. Вы также можете запускать отчеты о старении для отслеживания неоплаченных счетов. Возможно, можно будет объединить заказ на работу и счет-фактуру. Например, если выполняемая работа небольшая, вы можете использовать одну форму во время службы. Независимые подрядчики или небольшие компании могут использовать одну форму, в то время как более крупные компании, как правило, разделяют две.
