Многие компании используют компьютеризированную систему бухгалтерского учета для записи ежедневных финансовых операций, но если вы только начинаете бизнес и не хотите компьютеризовать, система бухгалтерского учета из 12 столбцов будет простым способом отслеживать ваши средства. Этот тип бухгалтерского учета обычно регистрирует ежедневные транзакции в хронологическом порядке, классифицирует транзакции по типу счета и позволяет получать итоговые данные по столбцам в конце каждого месяца. Система проста в использовании, но ее применение ограничено небольшими индивидуальными предпринимателями, которые регистрируют транзакции только тогда, когда наличные деньги либо оплачены, либо получены.
1
Напишите следующие заголовки столбцов в верхней строке бухгалтерской книги из 12 столбцов: Дата, Сведения, Продажи, Покупки, Расчет заработной платы, Коммунальные услуги, Принадлежности, Аренда, Налоги, Прочие расходы, Наличные в банке, Наличные деньги, Капитал и Разное.
2
Записывайте каждую кассовую операцию в хронологическом порядке, начиная с первой строки. Запишите дату в столбце «Дата», а затем напишите очень краткое описание транзакции в столбце «Сведения», но убедитесь, что описание отвечает на вопросы «кто», «что» и «почему». Например, напишите «Заплачено 18 долларов США компании ACME Fuel за 6 галлонов бензина для грузовика для доставки», чтобы записать расходы на топливо.
3
Классифицируйте транзакцию по типу счета, затем запишите ее сумму под соответствующим заголовком счета в следующих 12 столбцах. Записывайте цены на проданные товары или оказанные услуги в столбце «Продажи» и записывайте платежи наличными в столбце «Наличные деньги». При покупке товарных запасов запишите их стоимость в столбце «Закупки», а затем укажите соответствующие денежные средства, выплаченные поставщикам, в столбцах «Наличные в банке» или «Наличные деньги». Заключите последнюю сумму в скобки, чтобы показать, что это снятие средств вместо внесения депозита в существующие фонды, и используйте «Наличные в банке» только при выписке чека.
4
Запишите расходы, такие как заработная плата, коммунальные услуги, расходные материалы, аренда, налоги и другие расходы, под соответствующими заголовками столбцов, затем запишите денежные средства, израсходованные на оплату расходов, в разделах «Наличными в банке» или «Наличными в кассе». Заключите последние цифры в скобки, чтобы указать вычет из наличных денег. Запишите банковские депозиты, записав сумму в столбцах «Наличные в банке» и «Наличные деньги в кассе», но заключите последнюю сумму в скобки, чтобы обозначить снятие наличных в кассе.
5
Запишите личные изъятия из средств компании, указав сумму в столбце «Капитал» и вычтя ту же сумму из столбцов «Наличные в банке» или «Наличные деньги в кассе». Заключите последние цифры в скобки, чтобы указать, что это вычет из наличных денег. Запишите все другие транзакции, которые не подпадают под предыдущие названия счетов, в столбце «Разное». Добавляйте цифры в каждый столбец в конце каждого месяца, чтобы получить сводку ваших транзакций.
