Когда вы работаете в приложениях, ориентированных на данные, таких как программы для работы с электронными таблицами, вы быстро привыкаете изменять большое количество записей одновременно, что позволяет сэкономить время по сравнению с альтернативой записи за записью. Если вы столкнулись с ситуацией, когда вы хотите удалить несколько транзакций или элементов списка из QuickBooks за один проход, вы быстро обнаружите, что команды, которые вы надеетесь использовать, не работают в ожидаемом вами масштабе. Чтобы преодолеть эти ограничения, выберите правильный метод удаления нежелательных данных.
Неудержимые
Клиенты, которые больше не покупают у вас, продукты, которые вы больше не продаете, и поставщики, от которых вы отказались, увеличивают объем ваших файлов данных QuickBooks, не добавляя постоянной ценности. Вы не хотите просматривать их в отчетах и списках, но QuickBooks не позволит вам удалить запись, которая ссылается только на одну транзакцию. Если клиент соединяется с оценкой, продукты отображаются в предложении, а поставщики, ранее занимавшие высокие места в вашем списке, QuickBooks отображает сообщение об ошибке, когда вы пытаетесь удалить эти записи. Это же сообщение об ошибке также предлагает вам альтернативу, которая убирает эти нежелательные записи из поля зрения: кнопка «Неактивна», на которую вы можете нажать, чтобы понизить рейтинг элементов, которые больше не заслуживают приоритета, но связаны с вашим финансовым прошлым.
Прячась на виду
Когда вы меняете банковские отношения, закрываете учетную запись или прекращаете ее использовать, связи элемента с несколькими прошлыми транзакциями не позволяют вам удалить его. Если вы можете предвидеть возобновление использования учетной записи позже, вы хотите сохранить ее для будущего использования. Чтобы прошлые и временно неактивные учетные записи не загромождали ваши данные, скройте их, а не пытайтесь удалить. Щелкните правой кнопкой мыши учетную запись в окне «План счетов», чтобы получить доступ к опции «Сделать учетную запись неактивной». Зарезервируйте удаление для учетной записи, которую вы создали случайно и никогда не будете использовать.
Один за раз
После того, как вы определите диапазон потерянных записей, которые могут быть удалены - например, остатки неудачного импорта файла - вы можете потратить полчаса на поиск сочетания клавиш или пункта меню, позволяющего удалить несколько файлов. выбор части, только чтобы понять, что QuickBooks не предлагает возможности массового удаления. Чтобы исправить отдельную ошибку или удалить случайную запись, вы можете удалять элементы по одному. Если вы массово импортировали неправильные записи из электронной таблицы Microsoft Excel и не хотите исправлять ошибку по одному элементу за раз, поищите утилиты, которые могут добавить возможности, которые не поддерживает QuickBooks.
Вызов третьих лиц
Две сторонние программы специализируются на тех видах работы по очистке, с которыми QuickBooks не может справиться сама по себе. В списке 25 утилит QuickBooks CPA Карла Ирвина Data Remover (см. Ресурсы) занимается удалением транзакций и имен списков, предоставляя вам возможности сортировки и диапазона данных, которые вы можете использовать для идентификации и изоляции данных, которые вы хотите удалить. Мастера импорта, экспорта и удаления Transaction Pro от Baystate Consulting (см. Ресурсы) ускоряют и упрощают задачи по перемещению данных в QuickBooks и из них, а также по удалению больших объемов информации за один шаг. Чтобы использовать эти утилиты с осторожностью, убедитесь, что вы понимаете последствия их мощных функций.
