Само удобство использования мелких наличных денег также представляет собой наиболее серьезную проблему для аудита; Поскольку кассовый ящик обычно плохо защищен, надежное отслеживание доступа к деньгам представляет собой риск внутреннего контроля. Чтобы убедиться, что наличные деньги используются правильно, требуется выверка квитанций, проверка места хранения денежных средств и проверка процедур, которые сотрудники используют для доступа к средствам. Аудит следует проводить регулярно.
1
Познакомьтесь с человеком, который обычно хранит мелкие деньги - обычно это секретарь или менеджер. Если ни одно лицо не несет ответственности за мелкую денежную наличность, рассмотрите возможность введения политики, определяющей одно лицо в качестве хранителя мелкой наличности. Принесите журнал аудита, который представляет собой текущий счет суммы мелких денежных сумм с течением времени.
2
Подсчитайте валюту и монету. Также подсчитайте стоимость почтовых марок или оборотных инструментов (например, дорожных чеков или облигаций), хранящихся вместе с мелкой наличностью.
3
Суммируйте все ваучеры и квитанции, использованные для обоснования платежей из мелкой наличности или записей операций, добавляемых к наличным деньгам. Убедитесь, что вся документация является законной и соответствует всем применимым политикам возмещения или расходов.
4
Добавьте сумму наличных денег к общей сумме ваучера. Эта сумма должна равняться сумме денежных средств, отмеченной при последней проверке.
5
Добавьте запись в журнал регистрации мелкой кассы с указанием любых расхождений, если сумма небольшая или находится в пределах, установленных политикой.
6
Подпишите журнал аудита. И хранитель, и аудитор должны подписать свои соглашения о том, что общая сумма денежных средств равна зарегистрированной сумме. Удалите и заархивируйте существующие квитанции и ваучеры в соответствии с политикой.
7
Осмотрите место хранения мелкой наличности. Убедитесь, что доступ ограничен хранителем или людьми, имеющими законный доступ к денежному ящику. Убедитесь, что сам ящик хранится в месте, защищающем от кражи.
