«При кассовом учете бухгалтерский учет прост: вы не регистрируете никаких транзакций, пока деньги не переходят из рук в руки», - говорят в Accounting Tools. При использовании метода начисления вы регистрируете транзакции, как только вы зарабатываете деньги или получаете задолженность. Если счет приходит до или после товаров, за которые вы заплатили, для правильной записи транзакции требуется несколько дополнительных шагов по учету.
Кончик
Если вы вносите предоплату по счету до получения соответствующих товаров или услуг, вы кредитуетесь наличными и дебетует счет предоплаченных расходов, например, предоплаченных расходных материалов, предоплаченных запасов или предоплаченных услуг. Когда вы получаете то, за что вы заплатили, вы кредитуете предоплаченные расходы и дебетовые расходы на товарно-материальные запасы или аналогичный счет.
Счет не получен
Ведение учета было бы простым, если бы покупатели просто посетили поставщика, заплатили за то, что им нужно, и ушли с товарами, но часто это происходит не так. Вместо этого заказ, доставка, выставление счетов и оплата происходят на разных этапах процесса. Чтобы запутать вас еще больше, ваша система управления запасами обрабатывает отгрузки товаров иначе, чем ваша бухгалтерская система.
Например, в системе управления закупками сказано: предположим, вы получили отгрузку товарно-материальных ценностей, но счет-фактура еще не получен. Если вы используете систему постоянного учета запасов, при которой вы постоянно обновляете свои складские записи, вы сразу фиксируете отгрузку; при периодической инвентаризации вы регистрируете ее в конце отчетного периода. В любом случае вы не регистрируете покупку как кредиторскую задолженность, пока не получите товарный счет.
Предположим, вы заказали $2,000 инвентаря. Пока счет не получен, вы записываете $2,000 на счету GRNI - товары полученные, не выставленные в счет, а также на складе. Как только поставщик отправит товарный счет-фактуру, вы уменьшите GRNI на $2,000 и записывать $2,000 в кредиторской задолженности.
GRNI Отслеживание
По мере роста вашего бизнеса поставки GRNI могут стать более распространенными. В вашей учетной записи GRNI могут быть сотни записей, связанных с несколькими покупками, несколькими товарами и несколькими поставщиками. Их отслеживание и обновление при получении счетов требует все больше времени и усилий, и их легко потерять. Задержки поставщиков, ошибки в счетах и мошенничество могут усугубить ситуацию.
Программное обеспечение может в этом помочь. Автоматизированный процесс может принимать счета-фактуры, сопоставлять их с заказами на покупку и вносить необходимые корректировки бухгалтерского учета, не упуская данных, которые может пропустить человеческий глаз. Это дает дополнительное преимущество в том, что ваши книги всегда обновляются без задержек по времени. Это может упростить выявление поставщиков, которые работают медленно или своевременно, и решить, какие из них заслуживают большей части вашего бизнеса.
Товар не получен
Иногда все происходит наоборот. Вы получаете счет-фактуру, возможно, оплатите его, но у вас еще нет товара. В «Бухгалтерии» говорится, что это происходит, например, при предоплате заказываемых товаров. Предоплата может быть вызвана тем, что вы используете кассовый учет и хотите зарегистрировать расходы раньше, или потому, что предоплата дает вам предпочтительный режим. Это также происходит, если продавец по какой-либо причине не предоставит вам кредит.
Учет запасов, оплаченных, но не полученных, или предварительно оплаченных товаров или предварительно оплаченных услуг, рассматривает товары или услуги, которые другая сторона должна вам, как актив. Если вы платите за $1,200 в запасе заранее, вы кредит $1,200 обналичивать и дебетовать счет актива предоплаченных расходов за $1,200. Когда вы получаете товарно-материальные запасы или другие товары, вы кредитуете предоплаченные расходы и списываете расходы на товарно-материальные запасы.
С сервисами все немного сложнее, потому что процесс затягивается. Например, если вы платите за годовое интернет-обслуживание или страховку авансом, то вы ежемесячно списываете предоплаченные расходы в размере одной двенадцатой суммы платежа. Например, если вы заплатили $24,000 за годовое техническое обслуживание вы должны списать $2,000 из предоплаченных расходов каждый месяц и кредитуйте счет расходов на обслуживание на ту же сумму.
С практической точки зрения, выполнение этого с каждым предоплаченным расходом и покупкой может затруднить ваш учет из-за отслеживания слишком большого количества предоплаченных товаров, особенно услуг. Чтобы этого избежать, установите минимальный порог для ввода позиции в счет предоплаты. Если порог, скажем, $500 и вы вносите предоплату за $400 стоит канцелярских принадлежностей, просто относитесь к $400 как регулярный расход.
Когда вы торгуете наличными
По словам Фундеры, если вы используете кассовый учет, как это делают многие малые предприятия, такой вещи, как счет с предоплатой, не существует. Предположим, вы платите $1,400 счет за товар сегодня, но товар не будет получен в течение двух недель. Вместо того, чтобы беспокоиться о предоплаченных расходах, вы просто записываете $1,400 как обычная покупка. Если вы оплатили шесть месяцев услуг с помощью $300 сегодня вы записали бы расходы сегодня и не стали бы корректировать счет позже.
Это упрощает бухгалтерский учет, но также искажает внешний вид ваших финансов. Предположим, вы платите $3,600 в этом месяце за годовые услуги. Это очень большие расходы на обслуживание в этом месяце, за которыми последовали 11 месяцев нулевых расходов. Метод начисления, показывающий $300 в расходах в месяц, дает вам более реалистичную картину.
Когда ты продавец
Если вы продавец, учет оплаченного, но не полученного инвентаря работает в обратном порядке. Причитающиеся покупателю товарно-материальные запасы или услуги учитываются как пассив, а не как актив. Продавцы обычно не вносят много предоплат, поэтому отследить платежи и скорректировать счета несложно.
Если, скажем, вы получите $1,500 При оплате товаров, которые должны быть отгружены, вы записываете кредит на счет обязательств по предоплате и дебетование наличными. При отгрузке товаров вы списываете предоплату и зачисляете на счет доходов. Если вы продаете услуги заранее, вы должны корректировать счета для каждого месяца услуг, как это делает покупатель.
Требование предоплаты наличными
Jobber Academy утверждает, что преимущества предоплаты клиентов заключаются в том, что они не беспокоятся о невыплате и гарантируют своевременное поступление платежа. Если у вас небольшой бизнес с ограниченным денежным потоком, это определенные плюсы. Есть и другие обстоятельства, при которых это хорошая идея:
- Вам придется выложить серьезное количество сырья и получить залог. Кровельщики часто просят залог, например, для покрытия черепицы и гвоздей.
- Это большая работа, и вы действительно не можете позволить клиенту отказаться. Депозит гарантирует покупателю бай-ин.
- Вы знаете из прошлого опыта, что этот клиент платит поздно.
- Ваш бизнес новый, и вам нужен денежный поток.
Обратной стороной является то, что если вы отправляете товарный счет-фактуру до товара или услуги, это может испортить отношения с вашими клиентами, особенно если они недовольны вашей работой. Всегда заранее четко указывайте условия сделки. Свяжитесь с ними после доставки, чтобы узнать, довольны ли они. Предложите скидку на предоплату, если можете себе это позволить. Вы хотите, чтобы ваш клиент был полностью доволен.
