Без тщательной документации недовольный бывший сотрудник может заставить компанию выйти из строя на законных основаниях и уволить ее. Результатом может стать дорогостоящий судебный процесс. Объективное документирование инцидентов, плохой работы и разговоров с сотрудником может помочь завоевать доверие и поддержать ваши утверждения, когда придет время увольнять сотрудника.
Даты
Каждый раз, когда между вами и проблемным сотрудником происходит инцидент или разговор, важно задокументировать дату, когда это произошло. Включение таких дат может помочь вам изолировать каждое событие и установить любые закономерности, которые вы заметите при подготовке документации для увольнения сотрудника. Документирование событий также покажет, что решение об увольнении сотрудника не было принято без учета предыдущих инцидентов.
Нарушения
В статье для Общества управления человеческими ресурсами Х. Энн Лирофф пишет, что вы должны документировать все нарушения сотрудников в личном деле сотрудника по мере их возникновения. Нарушения должны соответствовать политике и процедурам компании и могут включать в себя низкую производительность, нарушение контрактов, незаконные действия, неэтичное поведение, низкую производительность, прогулы, опоздания, неподчинение, небезопасные практики и деструктивное поведение. При документировании нарушения вы должны указать, если применимо, язык, который использовал сотрудник, как инцидент повлиял на обязанности сотрудника и как он повлиял на отдел или компанию в целом. Используйте записи, которые вы сделали в личном деле сотрудника, чтобы составить список нарушений и их даты в документах об увольнении.
Беседы и оценки
При документировании нарушения включите заметки о ваших действиях или разговорах, которые у вас были с сотрудником. Подробно обсуждайте с сотрудником вопросы о недостатках производительности и их последствиях, а также о реалистичных рекомендациях и сроках, которые вы устанавливаете для улучшения. Такие примечания помогают обеспечить соблюдение оправданных дисциплинарных мер или увольнения. Информирование сотрудника о такой документации также указывает ей на неблагоприятные последствия.
Оценки
Помимо разговоров, документируйте выполненные оценки сотрудников, встречи, которые имели место для оценки прогресса сотрудника в достижении поставленных целей и уровня участия сотрудника на протяжении всего процесса. Рекомендуется сделать письменные предупреждения и попросить проблемного сотрудника подписать документ, подтверждающий получение документа. Это подтверждение может помочь подтвердить тот факт, что сотрудник получил предупреждение и был осведомлен о возможных последствиях. Включите информацию о разговорах, оценках и предупреждениях в документ о увольнении сотрудника.
Дисциплинарные взыскания
Всегда записывайте дисциплинарные взыскания, наложенные на сотрудника, в личном деле и в увольнительных документах. Дисциплинарные меры могут включать понижение в должности, испытательный срок или отстранение от должности. Включите в свои заметки результат любого дисциплинарного взыскания.
