Централизация закупок становится все более важной по мере роста малого бизнеса. Что наиболее важно, децентрализованная структура закупок, в которой отдельные отделы несут ответственность за свою закупочную деятельность, часто бывает дорогостоящей и неэффективной. Напротив, централизованная организационная и управленческая структура снижает закупочные расходы и создает более эффективный отдел закупок.
Степени централизации
Централизованные закупки относятся к полностью централизованным и управляемым центром организационным структурам. В обоих случаях отдел закупок создает политику закупок и стандартные рабочие процедуры для всего бизнеса. Полностью централизованная структура также выполняет закупочные обязанности и операции для всех отделов или подразделений из штаб-квартиры или домашнего офиса. В структуре, возглавляемой центром, отдел закупок создает политику закупок и стандартные операционные правила, но оставляет ежедневные обязанности и ответственность по закупкам каждому отделу или бизнес-подразделению.
Стратегическая эффективность
Долгосрочные бизнес-цели и задачи отдела закупок часто напрямую связаны с централизованной структурой закупок. Основная причина этого в том, что многие компании считают закупки более важными с централизованным отделом закупок. Восприятие большей важности ведет к тому, что централизованные закупки становятся не только более заметными в организации, но и более склонными к участию в долгосрочном стратегическом планировании. За счет включения инициатив по закупкам в долгосрочные бизнес-цели финансовый успех бизнеса увязывается с целями закупок.
Процедурная эффективность
Централизация предлагает явные процедурные преимущества, недоступные в децентрализованной структуре. Во-первых, централизация исключает излишние и дублирующие усилия. Обмен информацией и ресурсами создает возможности для объединения закупок отделов для получения оптовых скидок и снижения затрат на транспортировку и доставку. Централизованный отдел закупок также упрощает создание и поддержание хороших отношений с поставщиками и поставщиками. Основная причина этого заключается в том, что это уменьшает путаницу среди поставщиков, которым больше не нужно задаваться вопросом, с кем разговаривать по каждому отдельному заказу на покупку.
Контроль и управление
Централизация закупочной политики обеспечивает больший внутренний контроль. Централизованная политика закупок и нисходящий поток информации стандартизируют принятие решений и закупочную деятельность. Например, централизованная политика определяет сотрудников, уполномоченных инициировать заказ на поставку, определяет критерии выбора поставщиков и определяет лимиты расходов. Центральная политика также касается этических вопросов. К ним относятся позиция компании в отношении получения подарков от поставщиков, выявление случаев, которые представляют собой конфликт интересов, и позиция компании в отношении сохранения конфиденциальности.
