Секретарь малого бизнеса делает гораздо больше, чем просто приветствует посетителей в вашем офисе или направляет входящие телефонные звонки. Секретарь часто занимается доставкой, обработкой почты, звонками для менеджеров и адвокатами. Малые предприятия получают максимальную отдачу от своих секретарей, распределяя текущие задачи для устранения простоев, таких как управление канцелярскими принадлежностями, простое выставление счетов, ввод в базу данных или набор и корректура корреспонденции. Анализ вашей организационной структуры и подробное описание должностных обязанностей помогут вам получить максимальную отдачу от должности администратора.
Произвести хорошее первое впечатление
Ваш администратор часто является первым человеком, с которым контактируют ваши клиенты или продавцы. Если она неорганизована, незнакома с вашим персоналом или отделами или физически неухожена, это говорит о том, насколько организована ваша компания или насколько серьезно вы относитесь к своему делу. Установите дресс-код для администратора, который может помешать ей принять участие в «повседневной пятничной» одежде. Запретите жевать резинку за ее столом, обедать в приемной, слушать музыку во время работы или добавлять личные украшения на ее рабочее место.
Требуйте, чтобы ее рабочий стол был аккуратным, а монитор компьютера был направлен в сторону от посетителей. Ознакомьте администратора с ключевыми клиентами и поставщиками, чтобы они могли почувствовать себя важными и ценными, запомнив их имена, зная их компании и понимая, что они производят или продают.
Обеспечьте эффективную торговлю
Когда приходят посетители и звонят люди, администратору не нужно гадать или исследовать, где находится ваш персонал. Обучите своего администратора в приемной точно знать, чем занимается компания, в том числе базовые знания о продуктах или услугах, чтобы он понимал, кто основные контактные лица и куда направлять запросы. Убедитесь, что он знает, как устроен ваш офис, чтобы он мог направлять посылки, почту и запросы клиентов или поставщиков нужным людям.
Обучите его, чтобы он был знаком с вашим персоналом и их должностями, включая правильное произношение любых необычных имен. Установите процедуры приема и подписания пакетов, что важно не только с точки зрения эффективности, но также для повышения безопасности и снижения ответственности.
Повышение производительности приема
У администратора может быть значительное время простоя в течение дня, если вы нечасто получаете телефонные звонки и посетителей. Должность регистратора может повысить продуктивность вашего рабочего места, выполняя одну или несколько канцелярских функций. Многие администраторы выполняют простое выставление счетов, управляют инвентаризацией, сортируют и доставляют почту, обновляют веб-сайты, обрабатывают записи в базе данных и корреспонденцию, отправляют электронные письма из общей учетной записи в соответствующие отделы и ведут учет посещаемости. Руководители малого бизнеса, у которых нет личных помощников, часто полагаются на администраторов, которые создают у клиентов впечатление, что у них есть помощники, распределяя такие задачи, как телефонные звонки и назначение встреч.
Поддерживать моральный дух в офисе
Администратор малого бизнеса часто является «кулером воды для людей» в офисе. Большинство сотрудников ежедневно контактируют с администратором, часто болтают и обсуждают новости на рабочем месте. Секретарша знает о планах группового обеда и знает, принес ли кто-то угощения в комнату отдыха, есть ли у него день рождения, помолвлен ли или получил ли он повышение.
Она может быть конструктивной в повышении морального духа компании или разрушительной, распространяя слухи и сплетни. Спросите сотрудников об их мнении о вашей секретарше, чтобы определить, оказывает ли она положительное или отрицательное влияние на моральный дух сотрудников.
