Владельцы бизнеса регулярно проверяют фонд мелкой наличности, зарезервированный на мелкие непредвиденные расходы, такие как карты для внезапно заболевших сотрудников или несколько покупок канцелярских товаров между оптовыми заказами. Аудит поможет вам подтвердить, что сотрудники, ответственные за управление фондом, а также лица, запрашивающие мелкие денежные средства, правильно используют фонд и не воруют у него. Вы сверяете мелкую кассу, сравнивая общую сумму первоначальной суммы наличных денег, помещенных в ящик, с общей оставшейся наличностью и записями об общей сумме снятых наличных денег.
1
Подсчитайте бумажные деньги, оставшиеся в ящике кассы, а затем напишите «Наличные» и общую сумму на листе бумаги. Уберите и пересчитайте монеты, напишите на бумаге «Монеты» и сумму. Сложите два промежуточных итога и напишите «Всего наличных денег» и сумму.
2
Удалите ваучеры на снятие наличных для снятия наличных или журнал регистрации мелкой кассы и подтверждения покупок. Подтвердите, что у вас есть квитанция для каждого ваучера или записи в журнале. Если вы этого не сделаете, попросите сотрудника, который не предоставил квитанцию, предоставить вам ее или причину, по которой квитанция не существует.
3
Организуйте снятие средств по категориям на основе использования, например, «Канцелярские товары» и «Разное». Добавьте суммы для первой категории; напишите на бумаге «Снятие средств» и под заголовком укажите название категории и общую сумму. Повторите то же самое с другими категориями и суммами, а затем добавьте промежуточные итоги и напишите «Общие снятия» и общую сумму снятых средств.
4
Добавьте общую сумму снятия средств к общей сумме денежных средств, а затем сравните сумму с исходным балансом. Если суммы не совпадают, проверьте свои итоги еще раз. Если вы добавили все правильно, но общая сумма меньше исходного баланса, запишите «Cash Short» и сумму. Если общая сумма превышает исходный баланс, запишите «Cash Over» и сумму.
5
Выпишите чек на наличные деньги, необходимые для восстановления первоначального баланса. Если общая сумма равна исходному балансу, выпишите чек на общую сумму снятия средств. Если есть нехватка, добавьте Всего снятия средств и Короткие денежные средства и выпишите чек на общую сумму. Если есть избыток денежных средств, вычтите Cash Over из общей суммы снятия и выпишите чек на оставшуюся часть.
6
Запишите на бумаге причину дефицита или излишка, если она известна, или то, что вы не смогли определить причину. Когда вы закончите, подпишите и поставьте дату на бумаге, чтобы показать, что вы согласовали форму, и затем храните ее в папке или картотеке для дальнейшего использования.
