Гиды

Как управлять расчетом заработной платы

Расчет заработной платы - это основная функция вашего малого бизнеса, потому что ваши задачи не ограничиваются простым выплатой вашим сотрудникам их зарплаты. Вы также должны соблюдать соответствующие федеральные, государственные и местные законы. Неспособность правильно управлять своими обязанностями по заработной плате может привести к неточным расчетам по зарплате и финансовым отчетам. Благодаря эффективному управлению вы помогаете укрепить свои операции по начислению заработной платы.

Соображения

Выберите постоянный период оплаты, например, еженедельно, раз в две недели, раз в полмесяца или ежемесячно. Изучите законы вашего штата о минимальной зарплате; Вы можете платить чаще, чем требует закон, но не реже.

Система начисления заработной платы

Ваша система расчета заработной платы позволяет вам обрабатывать чеки. Если вы обрабатываете расчет заработной платы собственными силами, использование программного обеспечения для расчета заработной платы более эффективно, чем ручная обработка всей платежной ведомости. Поставщик программного обеспечения обычно имеет пакеты в зависимости от размера вашего бизнеса. Чтобы сэкономить время и деньги, вы можете передать свои обязанности по расчету заработной платы компании, обслуживающей зарплату. Поставщик обрабатывает платежные чеки и часто берет на себя обязательства вашей компании по налогу на заработную плату и льготам. Все, что вам нужно сделать, это перепроверить работу провайдера.

Система хронометража

Чтобы отслеживать часы работы ваших сотрудников, вы можете попросить их заполнять еженедельные табели учета рабочего времени или установить часы. Последний более эффективен, чем первый, потому что сотрудникам не так просто изготовить часы для хронометража. В зависимости от того, какие у вас часы, вы либо рассчитываете количество ударов, показанных на временной карточке, либо система выполняет расчеты за вас.

Налоги на заработную плату

При начислении заработной платы вы должны удерживать федеральные налоги на заработную плату, включая социальное обеспечение и медицинское обслуживание, из зарплаты ваших сотрудников и уплачивать свою долю в соответствующие государственные органы. Вы также снимаете федеральный подоходный налог, подоходный налог штата (если применимо) и взносы на страхование от безработицы. Для целей удержания федерального подоходного налога дайте своим новым сотрудникам форму W-4, которую нужно заполнить и вернуть вам вовремя для получения их первой зарплаты. Чтобы не упустить свои федеральные налоговые обязательства, ознакомьтесь с циркуляром Е налоговой службы «Налоговое руководство для работодателя». Чтобы определить ваши государственные и местные обязательства, обратитесь в налоговую службу штата или к местному налоговому инспектору.

Выплаты работникам

Если вы предоставляете своим сотрудникам льготы компании, такие как медицинское страхование, гибкие счета расходов и пенсионные планы, добровольные взносы сотрудника в такие планы также обрабатываются с помощью платежной ведомости. Этой областью вашего бизнеса может заниматься ваш персонал по заработной плате или персоналу, или вы можете нанять стороннего администратора. Если вы предлагаете оплачиваемый отпуск, например, в связи с тяжелой утратой, отпуском, больничными и персональными днями, ваш администратор по расчету заработной платы может отслеживать, что используется.

Прямой депозит

Чем больше чеков вы заработаете, тем больше чеков вы должны отслеживать. Зарплатные чеки могут быть украдены или украдены. В этом случае произведите остановку платежа по украденному или утерянному чеку и повторно выпишите сотруднику другой чек. Вы можете избежать этой возможности, установив прямой депозит в своем банке и используя программное обеспечение для расчета заработной платы, которое включает эту опцию. Объясните своим сотрудникам преимущества прямого депозита и побудите их принять его.

Бухгалтерский учет

Учет заработной платы - это то, как вы отслеживаете расходы компании на заработную плату. Посредством учета заработной платы вы распределяете заработную плату, оклады, удержания из зарплаты и другие расходы на правильные финансовые счета. Вы также выполняете периодическую сверку, чтобы обеспечить точность расчетов по зарплате, налоговой отчетности и бухгалтерского учета.

Бухучет, ведение учета, делопроизводство

Федеральное правительство и правительства штатов имеют особые законы о ведении учета заработной платы. Хотя программное обеспечение для расчета заработной платы хранит ваши данные о заработной плате, вы можете повысить надежность, распечатав отчеты о заработной плате в конце каждого платежного периода и храня бумажные копии в безопасном месте. В отчетах дана разбивка заработной платы каждого сотрудника брутто-нетто за период оплаты.