Вы уже отправились в незабываемое приключение, открыв небольшой бизнес. Теперь вы готовы отправиться в другое, но по-прежнему волнующее приключение: специальный проект, который оживит ваш бизнес, улучшит операции и, возможно, увеличит вашу прибыль. По крайней мере, это те выплаты, которые ждут вас - если ваш проект завершится правильно.
Как ни трудно в это поверить, но некоторые специальные проекты томятся или сходят с мертвой точки, что лишает владельцев малого бизнеса преимуществ, которые они себе представляли, когда проект находился на ранней «стадии мечты». Вы можете предотвратить эту возможность, подготовившись к самому важному. закрытие проекта мероприятия, рекомендованные экспертами по управлению проектами.
Осознайте важность закрытия проекта
Независимо от того, на какой стадии сейчас находится ваш проект, никогда не рано познакомиться с важность закрытия проекта виды деятельности. Вы находитесь в пути, и, хотя сейчас вы можете сосредоточиться на основных начальных шагах, вам все равно следует внимательно следить за пунктом назначения. Вы уже вложили слишком много времени, усилий и денег в свой проект - и, вероятно, очень надеетесь, - чтобы думать иначе.
Следуя умным завершение проекта шаги помогут убедиться, что:
- Вся работа связанный с вашим проектом более чем закончился; это завершено.Все вовлеченные в проекте согласен с тем, что проект завершился удовлетворительно.Важные процессы и существуют процедуры, необходимые для интеграции проекта в вашу повседневную бизнес-деятельность.
Остерегайтесь «Project Drift»
Никто не сможет винить тебя, если ты все еще в шляпе Сомневающегося Томаса. Когда у руля стоит руководитель проекта, вам может быть интересно, как он может поставить под угрозу проект. В конце концов, он тоже вложил время, деньги и другие ресурсы в ваш проект. Он поставил на карту многое, в том числе свою репутацию в отрасли.
Реальность такова, что даже проекты, которые начинаются и реализуются в самых умелых руках, могут стать жертвой того, что можно назвать «дрейфом проекта». Компьютерные проекты особенно известны тем, что попадают в один из двух типов дрейфа.
Учитесь на языковых проектах
Первый тип дрейфа возникает, когда проект заходит в тупик, иногда из-за того, что:
- Команда проекта становится настолько интегрированы в бизнес, что их присутствие становится обычным явлением. Тон проекта меняется с своевременности или срочности на «как обычно».
- Параметры проекта меняются, часто неоднократно. * Сроки не соблюдаются строго, равно как и последствия их невыполнения.
Учитесь у «сирот»
Второй тип дрейфа происходит, когда команда проекта не может или не хочет переложить ответственность за результаты проекта на новую команду людей. Команда проекта может состоять из талантливых людей, но они непреднамеренно создают проект, который отраслевые эксперты называют "сирота."
И здесь важно различие: команда проекта была нанята для дизайн проект, а не осуществлять Это. Как и у шеф-повара ресторана, у них, естественно, должно наступить время передать свое творение следующему человеку в очереди. Команде проекта не следует садиться за стол.
Когда проект действительно завершен, он должен вступить в новую фазу. Ответственность за внедрение и обслуживание следует передать другой группе людей, включая, возможно, некоторых людей из вашего малого бизнеса. Вам, как владельцу, следует занять активную позицию с девятью закрытие проекта виды деятельности. Ваши шаги могут идти в несколько другом порядке, но они должны быть частью плана.
Настаивайте на закрытии проекта, шаг 1
Некоторые шаги в закрытие проекта процесс может показаться вам фактическим естественным, ожидаемым явлением. Вероятно, это то же самое, что думали владельцы малого бизнеса, которые наблюдали, как их проекты застопорились или иным образом не смогли добраться до финиша. Разумно не принимать ничего как должное, следуя принципу журналиста «доверяй, но проверяй».
Начните с того, что убедитесь, что весь объем работ выполнен. К концу проекта вы можете настолько хорошо знать его компоненты, что сможете повторять их по памяти. Но сделайте дополнительный шаг и откопайте исходное проектное предложение. В нем должны быть перечислены задачи, назначенные команде проекта, и вы должны рассматривать эти задачи как контрольный список.
Настаивайте на закрытии проекта, шаг 2
Убедитесь, что проект достиг той цели, ради которой он был начат. Добавьте сюда еще одну поучительную историю, поскольку владельцы малого бизнеса нередко регистрируют момент, когда они понимают, что проект, близкий к завершению, не решит проблему - или не приведет к улучшению - в конце концов .
Помните, что проект еще не закрыт, и вносить изменения никогда не поздно. В любом случае ваш контракт должен их учитывать. Лучше продлить проект, чем прервать его с нереализованными результатами. Изменения обычно заканчиваются деньгами, но постарайтесь взглянуть на инвестиции в свой проект в долгосрочной перспективе, зная, что, вероятно, вам потребуется больше денег, чтобы начать все заново.
Настаивайте на закрытии проекта Шаг 3
Совершайте окончательные платежи поставщикам, продавцам или партнерам проекта. Эта досадная деталь часто остается незаметной после того, как команда проекта переходит за пределы объекта и переходит в другой проект. К тому времени также будет сложнее проверить, выполнили ли эти третьи стороны свои договорные обязательства, включая, возможно, предоставление информации о продукте, гарантий и отказов от удержания.
Настаивайте на закрытии проекта Шаг 4
Рассчитайте и запишите общую производительность проекта. Превышение этих показателей обычно связано с производительностью затрат или с учетом того, был ли проект уложен в рамках бюджета, превышения бюджета или в соответствии с ожиданиями. Другие меры часто включают соответствие проекта срокам и стандартам обеспечения качества.
Настаивайте на закрытии проекта Шаг 5
Соберите все документы, связанные с проектом, индексируйте и заархивируйте их. К настоящему времени вы должны были создать специальную «док-станцию», чтобы все заинтересованные стороны, участвующие в проекте, могли легко получить доступ к важным документам. Если вы этого не сделали, сейчас самое время сделать это - и сделать резервную копию, чтобы они были защищены от сбоев компьютера.
Это может быть утомительно и кропотливо. завершение проекта шаг, в зависимости от объема и сложности вашего проекта. Но попробуйте думать об этом как о своей «библиотеке проектов» - ценном ресурсе, к которому вы и ваши сотрудники можете обращаться, когда сталкиваются с вопросами или проблемами в будущем.
Настаивайте на закрытии проекта Шаг 6
Получите краткое изложение «извлеченных уроков» от команды проекта. - а затем обязательно заархивируйте его. Некоторые проектные команды видят это закрытие проекта упражнение в лучшем случае как административное бремя, а в худшем - попытка доставить удовольствие клиенту. На самом деле это не так, и это может принести вам реальную пользу, если команда ответит на два простых вопроса:
- Что мы сделали так хорошо, что это стоит повторить в будущем? * Что мы могли сделать лучше - а как?
Сейчас вы этого не видите, но «извлечение уроков» может:
- Уменьшать наклон вашей кривой обучения для будущих проектов.
- Предоставлять набор передовых практик, которые следует тиражировать, и плохих практик, которых следует избегать. * Помогите вам избежатьошибки, которые в конечном итоге увеличивают чистую стоимость проекта.
Обращение к репозиторию извлеченных уроков стало находкой для многих владельцев малого бизнеса, которые собираются приступить к капитальному ремонту своего веб-сайта. Это может освежить их память о важных деталях, которые они забыли. И, имея за плечами один веб-сайт и их уверенность в себе достаточно высока, это может дать им возможность взять на себя больший контроль над проектом во второй раз.
Настаивайте на закрытии проекта Шаг 7
Запланируйте любое необходимое обучение чтобы ваши сотрудники понимали, как действовать в случае любых изменений, вызванных проектом. У них должны быть все инструменты, документация и ресурсы, доступные им, чтобы им не приходилось полагаться на команду проекта при выполнении своих обязанностей.
Если вы слышите крики «томящейся сироты», вы правы, чтобы укрепить свою защиту. Многие руководители проектных групп с благими намерениями обещают назначить тренинги «позже». Но, как нетрудно догадаться, «позже» часто откладывается. (на потом еще) или вообще никогда не материализуется.
Ваш менеджер может пытаться подождать до последнего момента, чтобы запланировать тренировки, думая, что любые корректировки в последнюю минуту могут потребовать еще одного сеанса. Если это произойдет с вами, встретьтесь с ним на полпути и как можно скорее назначьте одно тренировочное занятие - и оставьте все последующие занятия на «потом».
Настаивайте на закрытии проекта Шаг 8
Подпишите проект и примите результаты проекта. Это формальность, но это важная формальность: ваша подпись на документе, в котором говорится, что вы подтверждаете, что проект был завершен удовлетворительно и / или в соответствии с условиями проектного предложения. Этот «обряд перехода» официально передает проект из владения команды проекта в ваше владение.
Если ваш проект включает конечные результаты, как большинство проектов, сейчас самое время их получить. Пора выпускать воздушные шары.
Настаивайте на закрытии проекта Шаг 9
Расформировать команду проекта - Другой завершение проекта формальность, но особенно важная, если проектная команда заняла даже полупостоянное место в вашем бизнесе. Члены команды вполне могут почувствовать себя добросовестными членами вашего коллектива после нескольких месяцев интенсивной и целенаправленной совместной работы.
Но было бы неплохо разорвать эту связь так, чтобы ваши сотрудники тоже были свидетелями этого. Хороший способ сделать это? На праздничном вечере тосты за всех, кто участвует в проекте. Успешные проекты заслуживают похвалы, как и люди, которые их реализовали.
Следите за закрытием вашего проекта
Возможно, стоит вспомнить основной, но важный момент: закрытие проекта мероприятия имеют место в течение проект. Они неотделимы от проекта, что означает, что они не защищены от проблем, которые подрывают проект в любой другой момент его жизненного цикла. Фактически, некоторые владельцы малого бизнеса могут предупредить вас, что, если команда проекта станет небрежной или отвлечется от коллективного внимания, это, скорее всего, произойдет ближе к концу проекта, когда интенсивность проекта начнется. спадать и, возможно, интерес к нему начинает угасать.
Другие владельцы малого бизнеса сказали бы, что некоторые проектные команды «проверяют», по крайней мере, мысленно, прежде чем они покинут бизнес физически. Иногда это происходит из-за того, что все внимание проектной группы переключается на следующий проект. Члены команды смотрят вперед, а не в зеркало заднего вида. По этим причинам разумно проявлять бдительность и говорить, если:
- Ключевой проект члены команды начинают покидать проект задолго до закрытие проекта сцена.Практические результаты начинают приходить, но они худшего качества.Ты можешь больше не звонят ключевые члены команды и / или им требуется гораздо больше времени, чем обычно, чтобы отвечать на ваши звонки.
Если повезет, вы согласитесь, что проекты могут быть отличными учителями, дающими уроки, которые можно применить к множеству обстоятельств в вашем бизнесе. И когда ты хватаешься за важность закрытия проекта деятельности, ваш проект будет служить доказательством того, что некоторые проекты обнимать рельсы - пока они не достигнут своего законного пункта назначения.
